SON CONTENU
Il est UNIQUE et réunit tous les documents concernant votre situation administrative : état civil, situation de famille, diplômes, carrière (arrêtés de nomination, d’avancement, de promotion interne, de changement de position statutaire...), évaluations professionnelles, formations suivies et absences (congés de maternité, de paternité, de maladie, etc.).
Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée par arrêté pour chaque type de document.
ATTENTION :
Ces documents sont OBLIGATOIREMENT enregistrés, numérotés et classés sans discontinuité.
Sont INTERDITS :
– tout document mentionnant les opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’agent.e.
– toute information relative à la santé de l’agent.e (respect du secret médical) à l’exception des suites administratives de l’état de santé de l’agent.e (arrêté de mise en congé de maladie, avis du comité médical...).
– toute mention de sanctions disciplinaires amnistiées ou effacées, à l’exception des documents évoquant les faits à l’origine de la sanction.
A SAVOIR
Au Conseil Régional Occitanie, il est sous format papier.
La décision de le passer sous format électronique devra être soumise au CST. A ce jour aucune information ne va dans ce sens.
En cas de détachement ou de mise à disposition, le dossier reste géré par la Région.
Au départ de l’agent.e, chaque document fait l’objet d’un archivage intermédiaire (jusqu’aux 80 ans de l’agent.e puis versement dans un service public d’archives) ou d’une destruction dans des conditions fixées par arrêté.
RESPECT DU RGPD
Une fiche du CIG Versailles détaille les bonnes pratiques RGPD en matière de gestion des dossiers individuels.
Elle précise que la collecte et la conservation des données doivent être sécurisées.
La durée de conservation des documents est précisée
Cette fiche a le mérite de rappeler le droit à l’image des agent.e.s : sans consentement explicite, pas de photo dans la communication régionale etc...
Si vous vous apercevez que votre lycée ou CREPS conserve ce type de dossier, vous pouvez saisir la DAPRH de la Région ET le Délégué à la protection des données du Conseil Régional à cette adresse : dpd@laregion.fr
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Il est conseillé de consulter, pendant son temps de travail, son dossier afin de vérifier qu’il est en règle et qu’il ne contient pas de pièces interdites, ou qui auraient dû être retirées, et de se faire accompagner par une personne de son choix, le mieux étant un.e membre d’une organisation syndicale.
Cette consultation doit être mentionnée comme possible dans toute procédure disciplinaire. Le dossier individuel d’un.e agent doit.e impérativement être complet avant toute sanction à défaut la procédure est illégale.
Chaque agent.e peut demander :
– à consulter son dossier à tout moment, et par écrit, sans avoir besoin de justifier sa demande.
– la rectification d’une information, le retrait ou l’ajout d’un document, soit lors de la consultation, soit ultérieurement.
– la copie intégrale de son dossier.
La Région a un mois pour répondre à la demande, au-delà, l’absence de réponse équivaut à un refus et l’agent.e peut saisir la commission d’accès aux documents administratifs (CADA), voire le juge administratif en cas de nouveau refus.
Les seul.e.s habilité.e.s à consulter un dossier individuel sont les agent.e.s des Ressources Humaines, l’agent.e et un.e commissaire paritaire, les organisations syndicales (partiellement) et la Présidente de Région ou l’élu.e régional.e mandaté.e pour les personnels.
TEXTES DE REFERENCE